家事代行会社向けシステム「Magency」の主な機能

顧客・スタッフ管理
連絡履歴はもちろん顧客の入金からスタッフの給与情報まで。情報一元管理!
■顧客の情報、関連する情報がひとめでわかる!
顧客情報を開くと、その顧客の基本情報と契約情報や訪問状況、連絡履歴などがひと目でわかるように工夫されています。 その他、下記のオプションメニューから、その顧客の関連情報をすぐに確認することが可能です。 また、メールを送信することも可能です。

オプションメニュー

  • 【問合せ・連絡履歴】 顧客との連絡の記録・過去の履歴
  • 【打ち合わせ】 打ち合わせ日程などの登録・過去の履歴
  • 【定期契約・スポット】 定期契約・スポット案件の登録や履歴
  • 【クレーム】 クレームの登録とその対応履歴
  • 【メール送信履歴】 顧客へ送信したメール履歴
  • 【請 求】 月ごとの請求履歴・請求書情報
  • 【入 金】 月ごとの入金履歴
  • 【家事代行】 サービス提供一覧
  • 【ハウスクリーニング】 サービス提供一覧
■スタッフの情報、関連する情報がひと目でわかる!
スタッフ情報を開くと、そのスタッフの基本情報と担当する契約情報や訪問状況、連絡履歴などがひと目でわかるように工夫されています。 その他、下記のオプションメニューから、そのスタッフの関連情報をすぐに確認することが可能です。 また、メールを送信することも可能です。

オプションメニュー

  • 【メール送信履歴】 スタッフへのメール送信・過去の送信履歴
  • 【報告・連絡】 スタッフとの連絡の記録過去の履歴
  • 【訪問履歴】 過去に訪問したサービス情報
  • 【訪問予定】 これから訪問する予定のサービス情報
  • 【スケジュール】 カレンダー形式の勤務スケジュール表
  • 【勤務可能日】 勤務可能スケジュールの登録・編集
  • 【給 与】 給与明細とそれに該当する期間の訪問履歴
  • 【研 修】 研修の記録・評価と履歴
アクセス権限
それぞれの権限に合わせた機能で、操作ミスをなくして更に便利!
■「スタッフ」「オペレーター」「管理者」の3つの権限にあわせた操作が可能
3つの権限に最適な画面を用意しております。 スタッフには、スタッフが閲覧していい情報だけを表示させます。
■スタッフ権限では、携帯にも対応
携帯に対応しているため、スタッフは、お客様宅からサービスIN・OUTの登録が可能です。 また、業務報告も行うことができます。
ホーム画面
検索機能
■充実の検索機能!!
オペレーター、管理者でログインすると、ホーム画面より、顧客情報、問合せ・連絡、サービス提供情報、定期契約、サービススタッフを検索することができます。
知りたい情報がすぐに検索できます。
手配漏れをなくすために最新の手配状況を常に把握!!
■最新の手配状況がつねに確認できる!!
オペレーター、管理者でログインすると、「本日」から「6日後」までの訪問予定のサービス提供情報において、スタッフが未手配の件数が表示されます。 件数のリンクをクリックすると、該当する未手配の一覧が表示されますので、顧客検索をすることなく、すぐに手配することができます。
常に最新の手配状況がすぐに確認でき、手配漏れをなくします。
■本日訪問、未完了の状況がリアルタイムに表示!!
オペレーター、管理者でログインすると、本日、訪問予定・未完了の件数が表示されます。 リアルタイムに案件の進捗を確認することができます。
■クレーム対応中情報をスピーディーに把握!!
オペレーター、管理者でログインすると、クレーム対応中情報の件数が表示されます。件数をクリックすると内容を確認でき、クレーム対応中情報をスピーディーに把握し対応することが可能になり、顧客満足度向上につながります。
スポット契約
1画面でスポット案件の状況がすべて把握できる!

■ひとめでわかるサービス内容と手配状況
お客様からお申込いただいたサービスの内容やメニュー、訪問予定日時、そしてスタッフの手配状況、連絡、メールの履歴の状況、サービスIN・OUT、当日のサービス変更状況、スタッフ業務報告、満足調査まで、完全カバーしています。 オペレーター同士の引継ぎなどは必要ありません。Magencyにアクセスすれば、そのサービスの状況を全て把握することができます。

■便利なスタッフ手配機能で手配漏れ・手配ミスを防ぐ
サービス情報からスタッフを手配する際には、訪問予定日時に訪問可能なスタッフが一覧で 表示されます。さらに住所やランク、手配頻度の高い人などで絞り込みも可能です。 あとは、希望のスタッフのボタンをクリックするだけで、手配をすることができます。

■サービススタッフへワンクリックでメール配信
サービススタッフの仮配置が終わったら、サービススタッフへ依頼メールを配信します。 メールソフトを起動させる必要も、 文章を打ち込む必要もありません。 サービス提供情報をもとに顧客情報やサービス内容・時間、注意事項などが 記載されたメールの文面が自動作成されます! 訂正や追記を行うことも可能。あとは送信をクリックするだけ!
スーパー手配シート
スーパー手配シートなら急な変更にもドラッグで簡単に手配が可能!!
■別案件にドラッグで簡単再手配!!
配置しているサービススタッフを、別案件にドラッグするたけで配置が可能です。
急な変更が必要な場合でも、簡単に再手配がすることができます。
■便利なスタッフコピー機能でスピーディに手配が可能
コピーしたいサービススタッフを、「コピー」の枠までドラッグするだけで配置が完了。 また、複数のスタッフを別案件にコピーして手配したい場合は、該当案件の「チーム」の枠を、配置したい案件の「コピー」の枠までドラッグするだけで手配が完了です。
定期契約
契約期間内の情報が一度に登録できて、作業効率大幅アップ!
■1回の登録で1年分のスケジュールが登録できる!
定期契約の期間の全てのサービス情報やスタッフのスケジュールを一つ一つ登録する必要はありません。 Magencyでは、定期契約期間の全てのサービス情報とスタッフスケジュールをまとめて登録することが できます。曜日、時間の変更や担当スタッフの変更も、期間を指定してまとめて変更することができます。
■空きスタッフがすぐわかるから手配が簡単・確実
定期契約情報からスタッフを手配する際には、その定期契約の曜日と時間帯に働きたいスタッフが一覧で表示されます。 さらに、住所やランク、手配頻度の高い人などで絞り込みも可能です。 あとは、希望スタッフのボタンをクリックするだけで、契約期間全ての手配をすることができます。
■契約更新状況をひとめで把握
管理者・オペレーターはホーム画面で「今月契約更新」「来月契約更新」「更新日過ぎ更新未確認」の契約件数を把握できます。 更新漏れを防ぎ、契約更新率のアップにもつながります。
見積書作成
あっという間に作成できて、すぐにお客様にお渡しできる!
■簡単な入力だけでOK!
サービス提供情報から見積書作成を行うときは、お客様の情報や自社の情報を自動で反映してくれます。 件名、有効期限、支払条件、日時、項目、数量、単価を自由に入力して登録ボタンをクリックするだけで 見積書を簡単に作成することが可能です。
請求書作成
便利な請求書一括作成機能!面倒な入力は何もいりません。
■一度の入力で複数の請求書を一括作成できる!
Magencyには、毎月の請求書を一括で作成できる機能が用意されており、経理業務を大幅にカットすることが可能です。
■安心の請求書作成前ロック機能
請求書発行したあとに、金額の変更などが行われないように「請求書作成前ロック」機能が搭載されています。 作成された請求書に関する金額の変更を行う際には、管理者によるロック解除が必要です。

給与計算
スタッフ全員の給与は自動計算でカンタン・ノーミス! 
■ワンクリックで給与計算完了!
スタッフの訪問したスケジュールから給与計算を行います。 給与振込日を指定してワンクリックするだけで、給与支払一覧表が作成されます。
■パソコン・携帯から見られる給与明細
スタッフは、計算された給与明細をパソコンや携帯から確認することが可能で、 給与明細を送付する手間もコストもかかりません。
PC、携帯、スマフォにも対応!スタッフマイページ
いつでもどこでも確認・登録ができる携帯・スマホ版
■いつでもどこでも確認・登録ができる携帯・スマホ版
サービススタッフのマイページはPCはもちろん、携帯、スマフォにも対応しています。
業務報告や、勤務可能日の登録など、いつでもどこでも確認・登録ができて便利です。

スタッフマイページのメニュー

  • 【勤務可能日】 勤務可能日の登録・確認
  • 【スケジュール】 月ごとのスケジュール
  • 【メール受信履歴】 本部からのメール
  • 【報告・連絡】 本部からの報告・連絡
  • 【訪問予定】 訪問予定の一覧
  • 【訪問履歴】 訪問履歴の一覧
  • 【給与明細】 毎月の給与明細
  • 【パスワード変更】 パスワードの変更登録